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Steuern
Strenge Anforderungen an das Fahrtenbuch
Bekommen Arbeitnehmer einen betrieblichen Pkw zur Verfügung gestellt oder nutzen Selbstständige ihren Wagen für Beruf und Freizeit, sollte regelmäßig überprüft werden, ob die Privatnutzung und die Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte nicht vorteilhafter über die Fahrtenbuch-Methode ermittelt werden können. In einer ganzen Reihe von Urteilen hat der Bundesfinanzhof die strenge Sichtweise der Finanzverwaltung bestätigt, wonach ordnungsgemäße Nachweise unabdingbar sind. Berufstätige sollten dies beachten, damit sich die Arbeit später nicht als umsonst herausstellt. Unabhängig davon gilt: Nutzen Unternehmer den betriebliche Pkw oder nutzen Arbeitnehmer einen von der Firma überlassenen Wagen auch für private Zwecke, muss für die Privatfahrten ein Gewinnaufschlag oder ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Dieser ermittelt sich pauschal mit monatlich einem Prozent vom Listenpreis des Fahrzeugs (sogenannte "1-%-Methode"). Das gelingt Selbstständigen allerdings nur, wenn sie den Wagen überwiegend beruflich nutzen. Beim Arbeitnehmer sind die Fahranteile unerheblich. Hinzu kommen noch die Beträge für die tägliche Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Dieser pauschale Ansatz ist jedoch in vielen Fällen steuerlich ungünstig, falls der Neuwagenpreis hoch ist und das Fahrzeug nur selten für private Fahrten verwendet wird. Dann lohnt es sich, die tatsächlich angefallenen Kosten und Fahrten durch Aufzeichnungen nachzuweisen, um dadurch zu einem günstigeren Ergebnis zu kommen. Ein hierfür zu führendes Fahrtenbuch muss zur Gewähr der Vollständigkeit und Richtigkeit der darin gemachten Angaben insbesondere zeitnah geführt werden. Eine nachträgliche Erstellung ist demnach von vornherein ungeeignet, geltend gemachte Fahrtkosten zu belegen. Es herrscht eine streng formalistische Sichtweise, wenn es um das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs geht.
Ausnahmen gelten nur, wenn Unterlagen durch höhere Gewalt wie etwa Unwetter oder Hochwasser verloren gegangen sind oder unleserlich wurden. In derartigen Härtefällen ist der Arbeitnehmer oder Selbstständige so zu stellen, als wäre der Nachweis über ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erbracht worden. Es dürfen allerdings keine Anhaltspunkte gegen die Ordnungsmäßigkeit dieser abhanden gekommenen Unterlagen gegeben sein. Das Fahrtenbuch als Alternative zur 1-%-Regelung steht Arbeitnehmern und Selbstständigen gleichermaßen zu. Doch hierfür muss über das ganze Jahr hinweg ein Fahrtenbuch geführt werden. Sämtliche Kosten und unternommenen Fahrten sind korrekt aufzulisten, sämtliche Belege müssen gesammelt und die beruflichen Fahrziele müssen exakt umschrieben werden. Wird das Fahrtenbuch wegen formeller Mängel vom Finanzamt nicht anerkannt, kann die ganze Arbeit umsonst gewesen sein. Bemängelt wird zumeist, dass die Aufzeichnungen über die Fahrten nicht zeitnah erfolgten, die Angaben unschlüssig seien oder man eine Änderung der Daten im nachhinein nicht ausschließen könne. Sorgfalt ist angezeigt. Eine lückenhafte Führung des Fahrtenbuchs sollte vermieden werden. Dies erspart nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern mindert bei exakt aufgelisteten Dienstfahrten auch den steuerpflichtigen Privatanteil.
31.03.2014
© Steueranwalt Disqué
www.disque.de