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Fallstricke bei elektronischen Fahrtenbüchern beachten

Elektronische Fahrtenbücher erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Das zeitaufwändige Erfassen beruflich veranlasster Fahren kann so umgangen werden. Allerdings erweisen sich die Finanzämter gerne als Spielverderber, wenn es Streit um die Aufteilung von Fahrzeugkosten gibt und die Fahrtenbücher einer Prüfung unterzogen werden. In einem aktuellen Schreiben weist die Oberfinanzdirektion Münster darauf hin, dass elektronische Fahrtenbücher von den Finanzämtern weder zertifiziert noch zugelassen werden müssen (OFD Münster, Verwaltungsanweisung vom 18.02.2013). Steuerpflichtige, die ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen, sollten überprüfen, ob das Programm die Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch erfüllt. Zu den Mindestangaben gehören neben Start und Ziel der jeweiligen Fahrt auch der Zweck der Fahrt, zum Beispiel der Besuch eines namentlich zu benennenden Geschäftspartners oder das Aufsuchen einer Werkstatt. Darüber hinaus sind unmittelbar nach Fahrtende das Datum und der Kilometerstand festzuhalten. Die Aufzeichnungen dürfen nachträglich nicht veränderbar sein. Ein mittels Tabellenkalkulationsprogramm („Excel“) erstelltes Fahrtenbuch genügt diesen Anforderungen nach Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht, da Excel-Daten jederzeit geändert werden können (BFH, Az: VI R 64/04).