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Steuern
Elektronische Belege richtig archivieren
Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen – bisher wurden diese Belege zumeist in Papierform erstellt und aufbewahrt. Im elektronischen Zeitalter wird Papier zusehends zum Auslaufmodell. Sich wandelnde steuerliche Vorschriften sind nunmehr die Wegbereiter des oft verspotteten „papierlosen Büros“. In atemberaubendem Tempo werden Unternehmen (und später auch Privatpersonen) zur Umstellung auf elektronische Datenträger gedrängt. Wer nicht mitmacht, dem drohen Sanktionen. Unternehmen müssen schon jetzt eine stetig wachsende Zahl von digitalen Buchungsbelegen aufbewahren. Dabei können elektronische Belege leicht zur Steuerfalle werden, wenn nicht sorgfältig gearbeitet wird. Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur unleserlich archiviert, verwerfen die Finanzbehörden den Jahresabschluss mitsamt den Steuererklärungen oder schätzen höhere Erträge hinzu. Mitunter drohen auch strafrechtliche Konsequenzen, wenn nicht sorgfältig gearbeitet wird. Alle digitalen Buchungsbelege sind in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren und müssen jederzeit auslesbar sowie digital verfügbar sein. Unumgänglich ist es, alle selbst erstellten Belege (insbesondere Ausgangsrechnungen) unveränderbar im Original zu speichern. Bei der Erstellung von digitalen Dokumenten sollte darauf geachtet werden, verbreitete und bewährte Datei-Formate zu wählen, zum Beispiel .txt (Word), .xls (Excel) oder .xml. Eine im Format .pdf zusätzlich gespeicherte Mehrfertigung des gefertigten Dokuments ist empfehlenswert. Von exotischen und wenig verbreiteten Dateiformaten sollte man Abstand nehmen, da die Halbwertzeit begrenzt ist. Auch eine netzbasierte Datenspeicherung im Rahmen von sog "Cloud-Lösungen" sollte wohlüberlegt sein. Zwar bieten die Cloud-Anbieter durch umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen ein hohes Maß an Schutz vor Datenverlusten. Keiner kann indes gewährleisten, dass sich der beauftragte Provider im umkämpften Marktsegment der Cloud-Anbieter dauerhaft etablieren und auf dem Markt bewähren kann. Experten gehen davon aus, dass langfristig eine Marktkonsolidierung eintritt und nur wenige Anbieter den Großteil des Marktes bedienen werden.
Übernahmen von kleineren Anbietern sind vorprogrammiert. Ob dabei die im Inland bewährten Datenschutzbestimmungen geachtet und etwaige Missbräuche unterbunden und sanktioniert werden, ist zu bezweifeln, insbesondere wenn man die Geschäftspraktiken von Cloud-Anbietern aus Übersee unter die Lupe nimmt. Kleinere Unternehmen dürften gut beraten sein, ihre Daten im Rahmen einer “Inhouse-Lösung“ auf verschiedenen Datenträgern zu sichern und die Sicherungen an verschiedenen Orten aufzubewahren. Ein zusätzliches Backup der Daten „in der Wolke“ minimiert das Risiko eines vollständigen Datenverlustes, sollte aber nur in (stark) verschlüsselter Form geschehen. Bei der Archivierung ist zwischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und nicht relevanten Unterlagen zu unterscheiden, um Betriebsprüfern nicht ohne Not zu viele Informationen preiszugeben. Alle Belege eines Geschäftsjahres sind wegen der Abschnittsbesteuerung gemeinsam aufzubewahren. Die Datenarchivierung sollte dabei mit dem zuletzt abgeschlossenen Geschäftsjahr beginnen. Denn die Menge und Vielfalt der elektronischen Buchungsbelege wächst Jahr für Jahr. Mit jüngeren und datenintensiveren Geschäftsjahren können so wertvolle Erfahrungen gesammelt werden, die die Bearbeitung datenärmerer älterer Jahrgänge erleichtern. Zudem stehen bei den Finanzbehörden jüngere Geschäftsjahre stärker im Fokus als weiter zurückliegende Jahre.
© Steueranwalt Disqué
27.09.2013
www.disque.de