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Steuern
Durchschnittlich zweimal in Leben wird ein Unternehmer mit einer Betriebsprüfung konfrontiert
Mit einer Betriebsprüfung wird ein Unternehmer in seiner aktiven Zeit durchschnittlich zweimal konfrontiert. Dabei wird die "black box Gewinnermittlung" vom Finanzamt geöffnet. Die Betriebsprüfung röntgt den Betrieb bis ins Kleinste. Behörden haben es geldmangelbedingt an sich, dass sie hinter den technischen Möglichkeiten hinterher laufen. Dadurch gelangen sie nicht an die Informationen, die sie zu einer objektiven Beurteilung des Steuerfalles benötigen. Diesen Rückstand holen die Betriebsprüfer jedoch durch die Rückwärtsbetrachtung des zu prüfenden Betriebes auf. Es werden Jahre geprüft, die zwei bis fünf Jahre zurückliegen. Zwischen dem Zeitpunkt der Beurteilung eines betrieblichen Vorgangs durch den Steuerpflichtigen und der Prüfung durch das Finanzamt gab es jedoch diverse Änderungen der Gesetze, der Rechtsprechung und Informationen des Finanzministeriums. Der Schlüssel, diese aufhellenden Faktoren einzusetzen, heißt in der Nomenklatur der Finanzverwaltung: "anzuwenden auf alle noch offenen Fälle". In den letzten fünf Jahren haben die Finanzämter jedoch auch technisch nachgerüstet und stehen nun den zu prüfenden Unternehmen auf Augenhöhe gegenüber. Der Gesetzgeber hat vorgesorgt, indem er die Aufbewahrungsfristen verlängert und auf elektronische Daten ausgeweitet hat. Deshalb sollten Betriebe achtsam mit ihren Daten umgehen und sich gut auf eine Betriebsprüfung vorbereiten. Die Daten der Buchführung und andere elektronische Informationen können in der heutigen Zeit leicht verknüpft und zeitsparend ausgewertet werden. Manch einer hat dabei schon böse Überraschungen erlebt. Im Jahr 2002 wurden verschiedene Gesetzesänderungen in der Abgabenordnung verankert. Diese Änderungen erleichtern eine Betriebsprüfung. Sie zielen darauf ab, dass der Steuerzahler verpflichtet wurde, zehn Jahre lang alles, was elektronisch vorliegt, auch elektronisch zu archivieren, um es dem Fiskus zur Überprüfung zur Verfügung stellen zu können. Seitdem ist die Vorlage von Papierbelegen für steuerliche Zwecke nicht mehr ausreichend!
Investiert ein Unternehmer in neue Programme und Computer, sind die Altgeräte ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, um die alten Daten für eine Betriebsprüfung weiterhin in lesbarem Zustand zu halten. Damit beugt der Gesetzgeber Datenverlusten vor, die durch neue Datenformate entstehen könnten. Seit dem 1. Januar 2002 sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) für steuerliche Zwecke in Kraft. Der Zugriff wird nach der Verordnung auf steuerlich relevante Daten begrenzt. Doch da es zu diesem Terminus keine allgemein gültige Definition gibt, entscheidet der Prüfer selbst über den Umfang der von ihm benötigten, elektronischen Daten. Die Finanzgerichte - einige Urteile gibt es bereits - entscheiden oftmals im Sinne des Fiskus. Finanzbeamte sind Sammler, sie sammeln Zahlen, Daten und Belege jeder Art. Da der Sammelplatz für elektronische Daten nahezu unbegrenzt zur Verfügung steht, wird von der Word-Datei bis zur Excel-Berechnung, vom Geschäftsbrief bis zur E-Mail, vom Kontoauszug bis zum Electronic-Cash-Beleg alles gesammelt, was sich so anbietet. Allein dadurch gerät der Steuerpflichtige bei einer Betriebsprüfung bereits in die Defensive, denn zum Zeitpunkt der Erstellung der Daten und Belege hat er all diesen Unterlagen noch kein besonderes, steuerliches Interesse beigemessen. Das ändert sich spätestens mit der nächsten Betriebsprüfung. In bisherigen Prüfungen reichten Papierbelege aus und was nicht mehr vorhanden war, konnte nicht mehr geprüft werden. Nun aber ist die gesamte Korrespondenz, die zur Vorbereitung, Abwicklung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dient, dem Finanzamt elektronisch zur Verfügung zu stellen. Im Zweifel sind das alle Informationen, die mit Hilfe von Computern erstellt worden sind.
© Steueranwalt Disqué